Wenn der physische Kontakt komplett wegfällt und alle Mitarbeitenden von Zuhause aus arbeiten, wird man als Führungsperson vor neue Herausforderungen gestellt. Wir haben das Gespräch mit unserer Geschäftsführerin Amalia Zurkirchen gesucht. Wie ist es speziell für sie, ein rund 25-köpfiges Team zu leiten und in virtuellen Zeiten den Überblick zu behalten?

Amalia Zurkirchen beantwortet nun unsere Fragen zum Thema «Virtuelles Führen» und wie die Geschäftsstelle es geschafft hat, sich komplett neu zu organisieren.

Was war seitens Geschäftsleitung besonders wichtig, um für die Mitarbeitenden einen reibungslosen Wechsel ins Homeoffice zu schaffen?

Seit dem 17 März 2020 sind wir praktisch alle im Homeoffice. Die Organisation dafür hat frühzeitig begonnen. Bereits bei den ersten Warnungen des Bundes haben wir das Szenario «Schliessung der Betriebe» als das Wahrscheinlichste angenommen. Krisenstab und Geschäftsleitung haben dann alles Notwendige in die Wege geleitet, um allen Mitarbeitenden eine technische Infrastruktur zur Verfügung zu stellen, damit Homeoffice überhaupt möglich wird. Wir haben die Mitarbeitenden regelmässig und konkret über die Weisungen des Bundes und unsere Umsetzungsmassnahmen informiert. Ausserdem haben wir unsere bisherigen physischen Kommunikationsmittel ersetzt durch Videokonkonferenzen mittels Zoom und Facetime und die gute klassische Telefonie. Für Nachrichten, welche alle schnell erreichen müssen, nutzen wir Threema. Es war ein «Hosenlupf» – aber kurz und bis dato schmerzfrei. Alle machen mit und nutzen die Möglichkeiten, welche uns nun durch diese Umstellung geboten werden. Wichtig war für uns, dass wir unseren Mitgliedern und allen Interessierten unsere Dienstleistungen weiterhin zur Verfügung stellen können. Dies ist uns gelungen: Rechtsberatungen finden wie gewohnt statt, die Laufbahn- und Karriereberatung führt Beratungen mittels Online-Tool durch, die Jugendberatung ist erreichbar und sogar der REKA-Check-Bezug ist online möglich. 🙂

Wie und in welcher Form findet ein regelmässiger Austausch bei euch intern statt?

In einer solchen Situation entfallen die üblichen Sitzungen, die Gespräche in der Cafeteria oder die Zwischen-Tür-und-Angel-Entscheidungen. Umso wichtiger ist es, einen regelmässigen Austauschrhythmus in passenden Gefässen zu definieren. In dieser ersten Phase, habe ich Rhythmus sehr eng gefasst. Das Leitungsteam trifft sich seit dem 17. März  jeden Tag zum Zoom-Meeting. Wir hören die Anliegen der Mitarbeitenden aus den Teammeetings, welche nun auch virtuell stattfinden, wir koordinieren die Geschäfte über Trello und besprechen weitere Massnahmen. Die Teams haben sich autonom sehr schnell und gut organisiert, teilweise treffen sie sich virtuell zwei Mal täglich. Unser Team-Meeting findet auch wie gewöhnlich statt, nur eben virtuell. Wichtig ist, dass wir zusammenkommen. Externe Sitzungen, sofern sie stattfinden, finden nun auch mittels Video oder Telefon statt.

Die aktuelle Situation stellt hohe Anforderungen an Führungskräfte wie auch Mitarbeiter. Mit welchen Herausforderungen siehst du dich besonders konfrontiert?

Die jetzige Herausforderung besteht aus meiner Sicht, sich im Homeoffice einzurichten und mit der besonderen Situation umzugehen. Dies betrifft interessanterweise nicht die Technik, den Umgang hat man sehr schnell gelernt. Herausfordernd ist die Situation für Eltern, welche nebst ihrem Job noch Betreuungs- und Beschulungspflichten übernehmen müssen oder für welche der soziale Kontakt mit ein Treiber für ihre Präsenz im Büro war.

Mir ist es wichtig, die Mitarbeitenden ankommen zu lassen, Verständnis zu haben und Lösungen zu finden. Dies geht sehr gut, weil alle mit grosser Flexibilität und Engagement anpacken. Die allergrösste Herausforderung ist, in dieser Unsicherheit zu agieren. Wir wissen nicht, was auf uns zukommt, was wir aber wissen ist, dass vieles möglich ist. Wir werden gezwungen Prozesse, Abläufe und Vorgehensweisen neu zu denken – und das ist gut so!

Deine Mitarbeitenden arbeiten (fast) alle im Homeoffice. Was denkst du, zeichnet eine gute Führungskraft in Zeiten wie diesen aus?

Aktuell befinden wir uns in einer Krisensituation. Führungskräfte sollen sich einen Überblick verschaffen, Orientierung geben, klar kommunizieren und handeln. Doch vor allem nahbar sein, ihren Mitarbeitenden VIEL Vertrauen schenken und den Glauben ans Positive nicht verlieren.

Vol #3 «Führung im Homeoffice «…

Im Blog Nr. 3 aus unserer Blogreihe «Und täglich grüsst aus dem Homeoffice…» beantwortete bereits Maria Hagedorn, Leiterin Marketing & Kommunikation, unsere Fragen zum Thema «Führung im Homeoffice». Lesen Sie hier nach, wie sie und ihr Team sich organisiert haben.