#1 Lange Verteiler vermeiden

Das berühmte Cc: Senden Sie eine E-Mail nur an Personen, die diese auch wirklich betrifft. Dabei gilt: Wer reagieren soll, gehört ins «An-Feld». Wer das Mail als reine Info erhält, gehört ins «Cc-Feld».

#2 Klarer Betreff

Der Empfänger muss auf den ersten Blick erkennen, worum es in der Mail geht. Verwenden Sie Schlüsselwörter. Diese helfen dem/der Empfänger:in, den Posteingang thematisch zu strukturieren und E-Mails entsprechend abzulegen.

#3 Kurz fassen

Verzichten Sie auf lange Ausführungen und Nebensätze, die das Lesen erschweren. Unterteilen Sie die E-Mail in mehrere (möglichst nicht mehr als drei) kurze Abschnitte. Hilfe bei der visuellen Struktur von längeren Nachrichten bieten Zwischentitel oder «Bulletpoints».

#4 Emotionen und Emoticons

Sollten Sie sich über eine empfangene E-Mail ärgern, lassen Sie sich mit der Antwort etwas mehr Zeit. So verringern Sie die Gefahr, sich von Emotionen leiten zu lassen und unsachlich zu werden. In geschäftlichen E-Mails sollten Sie auf Emoticons verzichten. Diese wirken unprofessionell und sind, wenn die Aussage unmissverständlich formuliert ist, überflüssig.

#5 Telefonieren statt mailen

Vermeiden Sie zeitraubendes E-Mail-Ping-Pong. Greifen Sie für den direkten Austausch und um offene Fragen zu klären lieber einmal mehr zum Telefon oder vereinbaren Sie ein kurzes Online-Meeting.

#6 Auf andere Kanäle ausweichen

Eine E-Mail macht nicht für jede Art von Informationsaustausch Sinn. Nutzen Sie insbesondere für die interne Kommunikation andere Kanäle.

Zusammenarbeit & Projektmanagement

Mit webbasierten Anwendungen wie Trello oder Tools wie MS Teams, Slack oder Skype for Business können Informationen bequem in (Team-)Chats oder direkt auf den entsprechenden Tasks ausgetauscht werden.

Termin-Koordination

Intern: Koordinieren Sie interne Termine direkt via Outlook oder eine andere in der Organisation verwendete E-Mail-Anwendung.

Extern: Mit Tools wie Doodle ersparen Sie sich zahlreiche Ping-Pong-Mails.