Die Sommerferien stehen vor der Tür und wie immer gilt: Wer im Job für einige Zeit nicht erreichbar ist, richtet in seinem/ihrem E-Mail-Account eine automatische Abwesenheitsmeldung ein. Und wie immer stehen wir aufs Neue vor der Frage: Wie schreibe ich eine sinnvolle Abwesenheitsmeldung und welche Informationen gehören rein? Schauen wir uns die «Out of office reply» an externe Empfänger doch mal genauer an.

Anrede und Dank

Die Empfänger werden im ersten Satz der Abwesenheitsmeldung kurz und freundlich begrüsst. Wählen Sie dafür eine neutrale und förmliche Anrede. Gleichzeitig können Sie sich für die Nachricht bedanken. Dies zeigt Ihre Wertschätzung und Professionalität.

Abwesenheitszeitraum und Rückkehr

Eine der wichtigsten Informationen in der Abwesenheitsmeldung ist der Zeitraum, in dem Sie nicht erreichbar sind. Erwähnen Sie konkret von wann bis wann Sie abwesend sind. Für die Empfänger ist dies wichtig, um zu entscheiden, wie sie mit ihrem Anliegen weiter vorgehen möchten. Einen Grund für Ihre Abwesenheit müssen Sie nicht zwingend angeben.

Behandlung der Nachricht

Klären Sie die Empfänger Ihrer Abwesenheitsmeldung auf, was mit ihrer Nachricht passiert. Werden die E-Mails automatisch weitergeleitet, oder lesen Sie die Mails und beantworten sie später?

Stellvertretung

Sollten Sie während Ihrer Abwesenheit vertreten werden, so gehören Name und Kontaktdaten Ihrer Stellvertretung in Ihre Abwesenheitsnachricht.

Internationalität

Wenn Sie in einem Unternehmen mit internationalen Kundinnen und Kunden arbeiten, haben Sie die Möglichkeit die Funktion des Abwesenheitsassistenten zu nutzen und verschiedene Sprachvarianten der Abwesenheitsmeldung zu verschicken.

Schlussformel

Die Abwesenheitsmeldung ist eine E-Mail wie jede andere auch. Aus diesem Grund gehört auch in diese eine Grussformel und Ihr Name. Da die Grussformel nicht individuell an den Empfänger angepasst werden kann, sollten Sie diese neutral formulieren.

Weitere Tipps für die Abwesenheitsmeldung

Testen Sie vor Ihrer Abwesenheit die Funktion der Abwesenheitsnotiz.

Verzichten Sie auf Feriendetails.

Vergessen Sie die Signatur nicht.

Achten Sie auf Rechtschreibfehler.

Wie stehts um Ihre «Out of Office-Reply»?

Haben Sie weitere Tipps für eine pragmatische und informative Abwesenheitsnotiz? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.

Quellen
1. karrierebibel.de
2. clockodo.com