Am papierlosen Arbeiten führt kein Weg vorbei. Zudem bringt es viele Vorteile, wie mehr Flexibilität, Sicherheit und Inklusion. Fünf gute Gründe, warum ein Papierloses Büro ein Muss ist.

Vielleicht ist ein vollständig Papierloses Büro noch nicht überall angekommen, aber um in Zukunft nicht hinterherzuhinken, sollten Sie gewisse Job Skills wie zum Beispiel den Umgang mit Office-Anwendungen, eSignatur- oder Kollaborationstools beherrschen. Das Gute ist, dass es definitiv nicht schwierig ist, diese Kenntnisse zu erlernen und im Internet finden sich dazu zahlreiche kostenlose Tutorials und Kurse.

Grund 1: Daten einfach auffinden

Das digitale Archivieren von Dokumenten ist ein guter Grund für ein Papierloses Büro.

Digitale Dokumente lassen sich zentral auf dem Firmen-Server oder der firmeninternen Cloud ablegen, sodass alle Mitarbeitenden Zugang dazu haben. Mithilfe der richtigen Software lässt sich eine optische Zeichenerkennung (Optical Character Recogniton, OCR) durchführen, mit der Sie PDF-Dokumente durchsuchbar machen und Daten im Archiv einfach auffinden können.

Grund 2: Barrierefreiheit

Schaffen Sie freien Zugang und gestalten Sie Content barrierefrei. Digitale Dokumente und Inhalte ermöglichen eine barrierefreie Gestaltung, um sie auch Nutzer:innen mit körperlichen Einschränkungen wie Sehbehinderungen zugänglich zu machen. Wichtig ist dabei, dass die Abschnitte des Textes getaggt werden. Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen und Bilder sollten über aussagekräftige Markierungen (Tags) verfügen. Screenreader können digitale Dokumente so verstehen und darin navigieren.

Grund 3: Effizientere Workflows

Papierloses Arbeiten kann die Effizienz von Workflows steigern. Durch den Einsatz digitaler Tools und Technologien können Dokumente schnell erstellt, geteilt und bearbeitet werden. Die Automatisierung von Prozessen reduziert manuelle Aufgaben und verbessert ihre Genauigkeit. Daten aus digitalen Formularen können ausgelesen und direkt an ein zentrales Repository, ein Verzeichnis zur Ablage von Dateien und Dokumenten, übergeben werden.

Grund 4: Einfachere Verwaltung und Nachhaltigkeit

Papier braucht Platz im Archiv und belastet die Umwelt. Trotz aller Bemühungen punkto Recycling entstehen bei der Herstellung von Papier Treibhausgase, Wälder werden abgeholzt, hohe Mengen an Wasser werden verbraucht und die entstehenden Abfälle auf Mülldeponien entsorgt. Durch den Verzicht auf Papier können Unternehmen wertvolle Ressourcen einsparen und ihren ökologischen Fussabdruck deutlich verringern. Weitere Tipps zur Nachhaltigkeit im Büro finden Sie im Blogpost.

Grund 5: Sicherheit und Compliance

Sind Papierdokumente nicht hinter Schloss und Riegel verwahrt, können sie von allen gelesen, kopiert und weitergegeben werden. Zudem sind sie zahlreichen Gefahren etwa durch Umwelteinflüsse oder unsachgemässe Lagerung ausgesetzt. Natürlich kann auch die digitale Aufbewahrung von Dokumenten Tücken bergen. Doch Verschlüsselung, eine konsequente Rechteverwaltung und Audit Trails können sehr viel höhere Sicherheitsstandards gewährleisten, um nur jenen Zugriff zu gewähren, die ihn tatsächlich benötigen.

Die sehr guten Gründe für das papierlose Arbeiten wurden von Karolin Köstler, Senior Marketing Manger EMEA bei Foxit, zusammengestellt.